Entre les chantiers et le bureau, l’administratif passe souvent en dernier.
Des devis non relancés, des factures en attente, des paiements qui tardent, des demandes qui s’accumulent. Jusqu’au moment où vous ne savez plus exactement où vous en êtes.
Je suis Claire, assistante administrative indépendante, spécialisée dans le suivi administratif pour artisans du bâtiment.
Depuis plus de 10 ans, j’accompagne des artisans qui gèrent seuls leur activité et ont besoin d’un suivi fiable pour ne rien laisser passer.
Mon rôle : structurer votre suivi pour que vous sachiez, à tout moment, où en sont vos devis, vos paiements et vos dossiers.
Du premier échange jusqu’au paiement.
Ce que je mets en place pour que rien ne soit oublié :
✅ Un suivi clair des devis, des demandes et de l’administratif lié aux chantiers en cours
✅ Un espace unique pour centraliser vos documents et informations
✅ Un suivi des factures, paiements et relances à jour
✅ Une vision d’ensemble sur votre activité à tout moment
Pourquoi ?
- Pour qu’aucun devis ne reste sans relance
- Pour qu’aucune facture ne soit oubliée
- Pour qu’aucun client ne reste sans réponse
- Pour savoir, à tout moment, où vous en êtes
- Pour ne plus chercher une information entre deux chantiers
- Pour éviter qu’un oubli administratif impacte votre chiffre d’affaires
Pour qui ?
- Les artisans du bâtiment qui gèrent seuls leur activité
- Ceux pour qui le bureau passe après les chantiers
- Ceux qui jonglent entre plusieurs chantiers en parallèle
- Ceux dont le suivi repose sur eux seuls
- Ceux qui n’ont pas encore de cadre administratif structuré
Comment ?
- Un premier échange pour identifier ce qui fragilise votre suivi administratif
- Mise en place d’un cadre administratif adapté à votre fonctionnement
- Intervention régulière ou ponctuelle selon votre situation
SERVICES
Suivi des demandes & coordination
- Suivi des demandes entrantes et des échanges en cours
- Relances clients et suivi des réponses en attente
- Organisation des priorités et des échéances
- Coordination des échanges (clients, fournisseurs, sous-traitants)
Centralisation
& organisation
- Organisation et classement des documents administratifs et chantier
- Centralisation des informations en un seul espace
- Création et mise à jour de tableaux de suivi
- Suivi des échéances administratives et des démarches en cours
Suivi des paiements & pré-comptabilité
- Création et mise à jour des devis et factures chantier
- Suivi des paiements et relances clients
- Suivi des situations de travaux et des acomptes
- Centralisation des pièces comptables
- Préparation des éléments pour l’expert-comptable
Suivi global de l’activité
- Suivi des chantiers en cours et des priorités
- Mise à jour des informations clients et chantiers
- Suivi des échéances et des relances
- Vision d’ensemble sur votre activité à tout moment
OFFRES
Chaque activité est différente et chaque artisan a des besoins administratifs différents. Certains ont besoin de repartir sur une base claire, d’autres de structurer leur fonctionnement une bonne fois pour toutes, d’autres encore de maintenir un suivi fiable dans la durée.
C’est pourquoi je propose trois formats d’accompagnement, selon votre situation :
REMETTRE DE L’ORDRE
Repartir sur une base claire, rapidement.
✔ tri des demandes reçues (mails, messages, appels)
✔ identification des devis sans réponse
✔ vérification des factures émises et des paiements en attente
✔ remise à plat des chantiers en cours
✔ regroupement des informations au même endroit
Pour que vous sachiez :
– quels clients attendent une réponse
– quels devis doivent être relancés
– quelles factures sont en attente
– où en sont vos chantiers
à partir de 320 €
STRUCTURER
POUR DURER
Pour poser les bases d’une organisation administrative fiable.
✔ création d’un tableau de suivi des demandes et des chantiers
✔ mise en place d’un suivi des devis envoyés et des relances à faire
✔ organisation du suivi des factures et des paiements
✔ centralisation des informations utiles (clients, documents, échanges)
✔définition d’un fonctionnement simple à suivre au quotidien
Pour que vous ayez :
– un seul endroit pour suivre votre activité
– une vision claire de ce qui est en cours
– un suivi qui reste à jour dans le temps
à partir de 640 €
SUIVI HEBDOMADAIRE
Pour une organisation à jour chaque semaine.
✔ mise à jour des demandes et des chantiers en cours
✔ vérification des devis envoyés et des relances à effectuer
✔ vérification des paiements reçus et en attente
✔ mise à jour des informations et des priorités
✔ identification des actions à faire (répondre, relancer, envoyer)
Pour que vous sachiez :
– ce qui est en attente
– ce qui doit être relancé
– ce qui est à jour
– où en sont vos chantiers
à partir de 320 € /mois
AVIS CLIENTS
⭐⭐⭐⭐⭐
FAQ
Comment se déroule la prise de contact et le démarrage ?
Nous commençons par un échange de 30 minutes pour identifier ce qui fragilise votre suivi administratif : devis non suivis, paiements en attente, chantiers mal centralisés. À l’issue de cet échange, je vous propose la formule la plus adaptée à votre situation. Une fois le devis validé, je peux généralement démarrer sous 24 à 48h.
Quelle formule me correspond ?
Tout dépend de l’étape de votre activité.
- Si votre administratif s’est accumulé et que vous avez besoin de repartir sur une base claire, la formule « Remettre de l’ordre » est faite pour vous.
- Si vous souhaitez structurer votre fonctionnement une bonne fois pour toutes, la formule « Structurer pour durer » pose les bases d’une organisation fiable.
- Si votre activité nécessite un suivi régulier semaine après semaine, le suivi hebdomadaire maintient la visibilité sur vos demandes, paiements et chantiers en cours.
Est-il possible de personnaliser les services selon mes besoins ?
Oui. Chaque artisan a son propre fonctionnement et ses propres priorités.
Après un premier échange, j’adapte mon intervention à votre situation réelle : vos outils, votre rythme de chantier, vos points de fragilité administratifs.
Comment suivre ce qui est fait ?
Je vous fournis un suivi clair et régulier selon votre préférence : tableau de bord, récapitulatifs par e-mail ou points téléphoniques. Le temps de travail est enregistré via Toggl Track — vous savez exactement ce qui a été traité et quand.
Que se passe-t-il si j’ai un besoin urgent ?
J’interviens pendant mes heures d’activité.
Pour les situations urgentes, je fais mon possible pour traiter la demande rapidement. Pour garantir un suivi de qualité, il est recommandé d’anticiper autant que possible, c’est d’ailleurs l’un des objectifs du cadre administratif que nous mettons en place ensemble.
Dois-je m’engager sur une durée ?
Les trois formules sont conçues pour correspondre à des étapes précises de votre activité.
- Le suivi hebdomadaire fonctionne sur un rythme mensuel renouvelable.
- Les formules « Remettre de l’ordre » et « Structurer pour durer » sont des forfaits définis en amont selon le périmètre de la mission.
Quels outils utilisez-vous ?
Je travaille avec les outils que vous utilisez déjà : Google Workspace, Outlook, Drive, Dropbox, Notion et autres.
Si vous n’avez pas encore d’outils en place, je peux vous propose des solutions simples et adaptées à votre activité.
Quelles missions ne prenez-vous pas en charge ?
Mon expertise est exclusivement administrative.
Je n’interviens pas sur la comptabilité complète, les conseils fiscaux ou juridiques, le chiffrage des devis, les ressources humaines, la prospection commerciale, la création de contenus ou la gestion des réseaux sociaux.
Gérez-vous les documents techniques BTP ?
Non. Mon intervention porte exclusivement sur le suivi administratif de votre activité : demandes, devis, paiements, relances et centralisation des informations. Je n’interviens pas sur les documents techniques liés aux chantiers (PPSPS, DOE, appels d’offres, situations de travaux).
LE BUREAU DE CLAIRE 